如果您正在申请办公室助理职位，您应该在简历中包含许多技能以展示您的能力。重要的是要包括记账等硬技能和时间管理等软技能，以向雇主展示你是一个全面的候选人。了解一些最好的办公室助理技能，包括在你的简历中，如何列出它们以及如何改进它们。

什么是办公室助理？

办公室助理负责处理行政任务，以帮助保持办公室顺利运行，例如接听电话和问候客户。他们使用各种各样的办公设备，并且通常承担办公室内所需的任何其他角色。他们的主要功能是帮助其他办公室工作人员并创造更高效的工作环境。

常见的办公室助理职责示例：

• 跟踪工资单

• 盘点

• 归档文件

• 回答客户询问

• 处理客户投诉

为什么办公室助理技能在简历中很重要？

办公室助理技能向雇主表明您具备有效处理工作职责的必要技能。许多不同的行业都聘请办公室助理，因此您在工作中学到的技能很容易转移。例如，无论您在哪里工作，该角色都需要高水平的沟通，以便通过电话与客户和供应商交谈、与其他员工交流信息并通过电子邮件传递敏感信息。这项技能和许多其他技能通常是您应该在简历中突出显示的先决条件，以表明您非常适合该职位。

在简历中列出的常见办公室助理技能

以下是您可以在办公室助理简历中列出的一些最常见的技能。

计算机技能

办公室助理将大部分时间花在电脑前输入数据、创建报告、开发电子表格以及为经理制作演示文稿。此类工作需要 Microsoft Office 和客户关系管理 (CRM) 系统等应用程序方面的专业知识。

注重细节

在大多数情况下，办公室助理负责处理和输入敏感信息，这意味着他们需要密切关注细节以确保他们发现任何错误。同样重要的是，他们确保他们的工作在快速工作时是准确的。

沟通

办公室助理最重要的技能之一是出色的口头和书面沟通能力。办公室助理通常是公司的代言人，尤其是在与客户或客户面对面或通过电话沟通时。在帮助和问候客户时，他们需要保持专业和友好的举止。

时间管理

办公室助理通常必须全天完成许多不同的任务。因此，他们必须有效地管理自己的时间，为每项任务分配适当的时间长度。为了成为团队的良好资源，办公室助理还需要为某些目标提前计划。

足智多谋

办公室助理需要能够快速适应以帮助他们的同事完成各种任务，并且他们应该能够创造性地思考并提出问题的解决方案。

文档管理

许多行政和助理角色涉及管理大量数字文档。与适当的组织技能相结合，文档管理成为一项宝贵的资产。保持桌面清洁并拥有清晰有效的目录和文件命名系统通常是必要的过程。

簿记

一些办公室助理使用 QuickBooks 和其他类似程序对传入和传出的交易进行分类。这些计划通常需要员工在工作中或在自己的时间接受培训。

数据输入

根据行业的不同，一些办公室助理在电子表格中记录数据。在 Excel 等程序上构建、制定和操作电子表格的能力是许多公司的另一项宝贵资产。

如何在简历上列出办公室助理技能

请按照以下步骤在简历中列出办公室助理技能。

1.首先，查看职位描述的关键字

查看您感兴趣的职位的职位描述是确定他们希望候选人具备的特定技能的好方法。某些技能或关键字可能会出现多次。在发展你的技能部分时，要特别考虑描述强调的硬技能和软技能。

2.其次，为你的简历选择最好的技能

在编制工作描述中列出的必要技能列表后，将它们与您自己的技能组合进行比较。包括与工作最相关的技能，以确保您最好地展示您的资格与雇主的期望有多接近。

3、三、考虑常用应用技巧的相关性

办公助理需要熟练掌握 Word、PowerPoint 和 Excel 等应用程序。但是，指定您在 Excel 等应用程序方面有经验可能会告诉雇主，当您可能只了解基础知识时，您也了解更复杂的功能。除非他们在职位描述中特别提及申请，否则最好将其从简历中删除。

此外，您可以列出您熟悉的某些方面，而不是列出单个应用程序。例如，与其说您精通 Word，不如列出文本格式化、校对或编辑等技能。

4.接下来，参考具体经验

考虑以前角色的任务和项目，并在您的工作经验部分引用它们。当您讨论您的职责时，重申您的一些技能，并解释您过去如何有效地使用这些技能。例如，您可能会说您构建了一个电子表格来记录和计算客户付款和滞纳金，这使您可以发送提醒电子邮件并导致按时付款增加 20%。

使用特定的百分比来证明你可以用你的技能做什么。包括这些参考资料可以提高您的技能的可信度，并在面试中提供谈话要点。

如何提高办公室助理技能

以下是提高办公室助理技能的几种方法。

1. 第一，寻求进一步的培训和发展

了解您的公司是否提供任何培训计划，或者他们是否愿意为您付费参加专业研讨会。如果您的雇主不提供这些计划或住宿，请自行寻找可以帮助您提高和发展特定办公室助理技能的培训计划。某些当地机构，如图书馆，提供研讨会，一些技术学校为专业人士提供周末或晚间课程以磨练他们的技能。

2.然后，加入行业协会

国际行政专业人员协会 (IAAP) 等组织为办公室助理提供有用的信息和其他资产。通过参加委员会和参加研讨会，在这些组织中保持活跃。这些组织举办的活动也提供了宝贵的交流机会。

3. 最后，参与独特的任务

在某些情况下，您的公司可能有一些有趣的任务或计划需要额外的帮助。报名参加这些活动会让您面临新的挑战和情况，您可以在这些情况下开发新技能并提高现有技能，使您更具竞争力并为更好的机会树立自己的形象。

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