教你给教授发邮件的最得体方法

每个学期我都能看到我的教授朋友们发的推特和Facebook状态，他们很生气，据他们说是因为他们的学生不知道怎么写邮件。

他们的意思其实是，学生们不知道怎样遵循学术界的邮件礼节习惯。

我也曾被学生的邮件气到过。

直到后来我才意识到，他们不知道怎么写的原因其实很简单——从没有人教过他们。

在我采访了一群我以前的学生，了解他们如何学会在大学中进行电子交流后，这一点得到了证实。

那些感觉能自信且高效地交流的人，在上大学之前都与家人之外的成年人有着大量的电子交流经验。

我们不必从社会学层面深入了解谁最有可能获得这样的机会，但你也许可以填补这些空白。

但现在，有了这篇文章，对邮件一窍不通的学生们不能再找理由了。

教授们，请分享本文给你们的学生；学生们，请分享给你们的朋友，或者别分享，成为班里唯一的邮件被教授喜爱的人吧。

一封高效、得体的邮件的十要素。

下面是一个你在写邮件给教授时可以模仿的模板。

每一个要素都会在后文解释。

Dear [1] Professor [2] 教授的姓氏 [3],

这里需要一句人性化的关怀客套话语[4]。

I’m in your Class Name （课程名）, Section Number （课程号）that meets on This Day （哪一天）[5].

This is the question I have or the help I need（我有xx问题/我需要xx帮助） [6]. 

I’ve looked in the syllabus and at my notes from class and online and I askedsomeone else from the class （我查了课程大纲，看了我的课堂笔记，上网查了资料，也问了其他同学）[7], 

and I think This Is The Answer （我觉得答案是xxx）[8], but I’m still not sure（但我还是不太确定）. 

This is the action I would like you to take（我希望您可以xxx） [9].

用一句“Thank You” （“谢谢”）收尾总不会错[10],

你的名字

要素一：称呼语

你在这里可以即刻证明你很专业地对待自己与教授之间的关系。

可以用“Dear”相称，或者如果你觉得这样太正式了，你可以用“Hello”或者“Hi”（“Hi”有点过了，详见后面关于例外的注释）。

要素二：尊称

很多学生在这一点上无意间伤害了他们教授敏感的自尊和关于这世间的公正感。

你可能并不觉得这个小词有什么大不了，但他们其实觉得很有关系。

尊称是用来表达对一个人地位的尊重的一种头衔。

无论你作为学生实际上尊不尊重你教授的权威或地位，但表现得尊重总是很好的。

最简单的方式就是称呼他们为“Professor”。

如果他们有博士学位，理论上你可以叫他们“Dr.”，但“Professor”更加保险。

并不是所有老师都有博士学位（而且很多甚至在正式工作头衔中“教授”一词都没有），但如果他们教本科课程，他们就充当着教授的角色，因此可以被叫做“Professor”。

叫“Professor”和“Dr.”另外的好处是，你不需要知道你教授的性别和婚姻状况。

如果你叫你的老师”Mrs.”或“Miss”，就真的没救了。

要素三：名字

你可能会惊讶于学生们有多么经常会搞错教授的名字。

这信息不难查，朋友们。

你课程大纲上就有，系里网站上有，Google上大概也有。

用他们的姓氏，拼写完整，拼写正确。

如果中间有个连字符，那么前后两个姓氏都要写，连字符也要写

（这一条其实包括在拼写完整拼写正确里，但这是个特殊情况，即使到了现在也还有很多人搞不清楚）。

关于要素一至三的例外（除非你已经上升到专业的邮件使用者的程度了，不然不要尝试）

在某些情况下，你可能可以在邮件中用更加非正式的称呼语，并用“Professor 姓氏”以外的方式称呼你的教授

当且仅当你收到教授自己使用非正式的称呼语的邮件，并且他们用“Professor 姓氏”以外的方式署名的时候。

举个例子，我在大学当教授的时候，我经常会给邮件署名“Prof. P-S”，因为我知道我的姓氏很长，可能会给人带来困扰，我那时更喜欢别人在邮件里称呼我“Prof. P-S”。

但不要偏离了教授们称呼自己的方式。

千万不要尝试叫他们的单名，除非你得到了专门的特许。

如果教授神秘地留了姓名首字母，你最好还是用“Professor 姓氏”。

任何时候邮件都不要以“Hey”开头，因为有的人对此会非常不满。

说一些像“我希望你享受今天的好天气” （ “I hope you’re enjoying the beautiful weather today”）

或者“我希望你周末过得很放松” （“I hope you had a relaxing weekend”）的话来开头永远都不是坏事。

这显示出你把你的教授看作一个拥有着生活的人。

教授们会很喜欢你把他们当作课堂之外也有生活的人（不管这与事实也许有多大的差别）。

你在这里说了什么并不重要，它更像是一种重要的礼貌的关心惯例。

如果你能写得像你真心地关心一样，那更好了。

要素五：提醒他们是如何认识你的

这一点是关键，尤其是如果这是你第一次联系你的教授的话。

你不能指望他们从花名册上记住你的名字，或者把你的名字跟你的脸联系起来。

如果你有什么特别的事情能够唤起他们的记忆，并让他们对你产生好印象，记得写出来。

比如说，“我有一次课后留下来问您关于阅读材料的问题” （“Istayed after class to ask you about the reading that one time”）或者“我坐在第一排，蓝头发” （“I sit in the front row and have blue hair”）之类的。

如果你还没见过他们，说一说你想同他们结识的愿望，比如“我有兴趣下学期选您的课”。

如果你很确定他们知道你的名字，你可以跳过这一点。

但有的教授真的记不住名字，所以你不妨还是给他们一点提示。

（如果你幸运，那些教授会很自知、很感同身受地不在课程考试中要求你们背名字。

）

要素六：你发邮件的真正原因

这是你发这封邮件的全部原因，所以好好写。

这里最重要的是如何引入并提出请求，同时保持礼貌。

简明扼要地陈述你从教授那里所需要的东西，不要找一堆借口或者说过多细节或者听起来像是在下命令。

如果你无法用一两句话解释为什发邮件，可以考虑约教授亲自见面，在这种情况下，你应该写“我希望我们可以见面谈一谈xxx，请问什么时间合适呢？”

（“I was hoping we could meet to talk about X. What wouldbe a good time for that?”）

如果他们不能见你，只想通过邮件讨论的话，他们会跟你说的。

要素七&八：这是你证明自己优秀的地方

网上有卖一件T恤，上面印着：”课程大纲上有。

”

想想为什么这件商品有市场吧。

学生们给教授们的很多邮件都在问课程大纲上已经说明了的事情。

在发邮件前，你应该检查一下课程大纲和你的课堂笔记（以及如果有的话，检查一下课程网站）看看你的问题在那里是不是已经被回答过了。

问问班里其他同学也是很好的——这也是为什么你应该在第一周就要到至少一位同学的电话号码或邮箱地址）。

如果你真的做了所有这些事情然后还是有疑问，那么你联系教授实际上会向他们提供有用的信息，表明他们有些事情可能没说明白。

如果你可以试着回答自己的问题，并且结果证明是正确的话，他们的回复就会少费一些时间。

例如，如果你写邮件来预约面谈，你可以说，“课程大纲中说您的office hour是星期二下午3点。

我可以在这个星期二3点15分去吗？”

（“It says on the syllabus that your office hours are Tuesdays at 3pm.Could I come this Tuesday at 3:15?”）

这也显示出你在决定占用他们的邮件阅读时间之前，对整件事已经考虑了超过两秒钟。

如果你问的是一个需要答案的问题，你可以说“如果您能在方便的时候告诉我答案，我会很感激。

”

（ “If you could let me know at your earliest convenience, I’d really appreciate it.” ）

如果你需要他们填写表格或代表你去联系某人，或做一些需要采取更多行动的事情，而不仅仅是回复你的电子邮件，记得在这里清楚地说明。

这有助于他们将其放在待办事项清单上，并去完成它。

要素十：落款

如果你不确定邮件如何落款，“谢谢”（“Thank you” ）几乎总是合适的。

你可以写“Best”或“All the best”或“Sincerely”之类的，但某种形式的感谢在这里一举两得，既是落款也表达了感激之情。

隐藏的要素十一：后续邮件

如果你的教授没有回复您的电子邮件，而且你从社交法则判断他们现在该回了，你可以发送一个温和的后续邮件。

后续邮件的格式你可以继续遵循这里的要素，但在要素六之前，你可以加上“只是想跟进一下之前的邮件”。

你不必挑明他们忘了给你回复，他们会意识到的（而且如果他们是真的忘了，他们可能会感到抱歉）。

如果他们是故意不回你的，你可能在第一封中就惹他们生气了，你最好尽可能礼貌地写后续邮件。

何时发送后续的提醒是保险的？

你必须根据他们通常的回复速度以及你对回复的需求有多么强烈来衡量这一点。

如果可以等一个星期，那就等一个星期（或等到你见到他们本人）。

为什么这些这么重要？

学习如何写作专业的邮件是一个你可以带进真实世界的技能。

一个得体又精心写就的请求更有可能得到你想要的回应。

而且，面对现实吧，教授们是有感情的人，他们想被当作有感情的人对待。

你可能会认为被学生邮件气到的教授过于敏感和懒惰（处理这种问题是他们的工作吧？）。

你想的可能没错。

但想一想，虽然你在某个时间只有几位教授，但他们可能有数百名学生。

他们可能会从十个不同的人那里被问到同样的问题。

他们可能身为副教授，仅仅按照课时计薪（甚至那种薪酬并不是很高）。

他们可能有过因为他们的性别或种族而得不到足够尊重的经历。

让你的邮件成为他们不会向朋友们抱怨的邮件吧，现在你知道该怎么做了。

作者：Laura Portwood-Stacer

译者：Boya，ProWrite翻译团队