组织 | 开会不准用PPT，字节跳动如何高效沟通？

新冠疫情让很多人都不得不在家办公。

在家办公的好处很多，弊端也很明显，比如线上沟通没有面对面沟通有效，各种工作协作困难，加上工作氛围不够，各种干扰频繁，导致工作效率大幅降低。

但有一家10万人的公司，他们的员工经常远程办公，但效率不降反升，这家公司就是字节跳动。

字节跳动是怎么做到的呢？这篇文章分析了其中的几个原因，值得其它行业的公司学习。

希望本文对你有启发。

文章字数 2808字

阅读时间约7分钟

新冠病毒疫情让很多人都不得不待在家里办公。

在家办公的好处不用多说，但弊端也很明显，比如线上沟通没有面对面沟通有效，各种工作协作困难，加上工作氛围不够，各种干扰频繁，导致工作效率大幅降低。

但有一家公司，他们在新冠病毒疫情期间逆势增长，员工人数在2022年从5万人增加到了10万人。

这10万人分布在全球各地，实现远程沟通和写作，工作效率比以前不降反升。

这家公司就是字节跳动，今日头条和抖音就是他们旗下的产品。

字节跳动怎么做到的呢？字节跳动副总裁、飞书负责人CEO谢欣分享了字节跳动高效协同的成功经验，值得学习。

01

第一步，准备办公协同工具

“工欲善其事，必先利其器”。

字节跳动做的第一件事是先准备好协同工具。

针对部分同事回家没有带电脑的情况，IT团队从工位上或者库存里找出上千台电脑寄到各地。

有个别同事到了其他国家，字节跳动就通过字节跳动的海外办公室调用电脑，寄到他们手中。

字节跳动非常重视对各种办公协同工具的投入和应用，他们认为每件工具只要改进5%，就能对公司效率产生巨大影响。

以“健康报备”为例。

为了统计5万名员工的健康状况和所在地点，字节跳动一开始让大家主动上报，随即发现两个问题：第一，上报比例不高；第二，数据庞大而且杂乱，无法使用。

大年初一，字节跳动决定自己开发一个健康报备的应用，辅助员工填写健康信息，并要求两天内上线。

具体怎么做？字节跳动的数十名员工，在数十个城市远程联动，在线协同办公，用文档拆解任务步骤，通过排期表让每个人看到任务进程，同时通过各种反馈群，接受大家的意见。

最终完成的“健康报备”应用里，每天会有一个机器人提醒你填写健康信息，如果没有及时填写，会反复提醒；如果还没有填写，会加急提醒。

团队的领导也能看到自己团队成员的填写情况，还可以提醒自己的成员尽快填写。

大年初三，字节跳动上线了这款产品，整个公司的填写率接近百分之百。

两天时间，通过数十人的远程协作，字节跳动终于将这款产品开发出来。

这个快速响应背后，其实是字节跳动对工具的投入和应用。

02

自己开发在线沟通和协作软件

在在线沟通和协作软件方面，字节跳动一开始也是使用外部第三方软件，包括Skype、微信企业号、Slack和钉钉。

但随着公司的发展，字节跳动发现这些工具都不能完全满足公司对于协作效率的要求，于是就自主开发了“飞书”这款工具。

飞书从一个沟通工具开始，慢慢变成了一个很完整的办公套件。

目前字节跳动5万多人，分布在全球50多个国家和地区，主要工作都是基于飞书来完成的。

除了沟通工具，字节跳动的协同工具也经历了同样的变迁。

字节跳动公司最早使用的文档也是Word，但是很快发现Word、Excel这种本地工具不便于协同，所以字节跳动换上了主流的在线协同文档，但后来发现还是不好用，于是字节跳动做了自己的飞书文档。

飞书文档也是协同文档，很便捷、很高效，同时支持电脑端和手机端，还有很多新功能。

飞书还开发了一个“日历”产品，它的功能比较强大，可以方便查找其他人的空闲时间，以及这个时间段能够使用的会议室，还可以快速创建群聊，进行音/视频会议。

对于一个管理者而言，日历也是一个很好的分析和管理工具，你可以通过团队成员的个人日历，判断出目前大家的精力分配、资源投入、系统运转等内容，然后进行宏观和细节的调整和管理。

为了让大家在家也有“一起工作”的感觉，而不是“开一天会”的感觉，字节跳动还做了“线上办公室”的功能。

同一个团队在同一个群里面，打开“线上办公室”这个功能后就可以进行语音沟通。

语音可以一整天都开启但默认静音，大部分时间没有什么人说话，有事情的时候就可以直接沟通：“谁谁谁，你现在方便吗，字节跳动讨论一个东西”。

它并不是那种约个时间开个语音会议的模式，而是模拟了一个办公室的环境，让大家仿佛身处同一个空间，也让沟通变得轻松自然。

这个功能2022年春节后才上线，无论是字节跳动的内部成员，还是外部用户，都反馈在“在家办公”的环境下很受用，因为它使用起来没有压力，也不涉及个人隐私，很轻便随意。

字节跳动的员工经常需要一起讨论问题，需要一个可以协同的思维笔记，一边画思维导图，一边用线上办公室讨论，还可以互相评论。

这也是一个非常实用的功能，一般打开视频会议就没有办法实现同时画思维导图，而字节跳动的思维笔记可以很好地解决这个问题。

03

对PPT说不，换一种开会方式

有了在线沟通和协作平台，并不必然就开会很高效，这和开会方式有关。

一般开会时，都是一个人上去讲PPT，大家在下面听，有的人听得懂，有的人听不懂，有的人觉得讲得慢，有的人觉得讲得快，这样就影响了效率。

字节跳动在摸索了很久之后，总结出一套开会的办法，也就是“飞阅会”模式，这是“飞书阅读会”的简称。

“飞阅会”的开会模式大体可以分为以下几个步骤。

首先，通过日历找到大家的空闲时间，自动创建会议群。

在开会前，需要一个人把本次会议的议题清晰完整地写出来，通过文档发送到会议群里。

会议的前15分钟到20分钟，所有人一起默读这个文档，读到哪里有问题，就用评论功能写出来。

第一次参会的新同事都觉得非常懵，怎么会议开始了十多分钟都没有人说话，实际上字节跳动就是在读文档和写问题。

当文档的作者收到评论提醒时，也会用文字来回答。

如果这个会议的主持人回答不了这个问题，他就会在评论上面@其他人来回答。

就算是没有参会的人也可以@他，他会在手机上收到这个通知，到这个文档里来回答问题。

默读结束后，会议的组织者说“我们进入会议的第二步”，开始语音回答问题，将刚才大家在文档中提出来却没有回答清楚的问题全部过一遍，看大家有没有其他问题。

这个过程中大家可能会有一些互动和讨论，全部问题回答完之后，这个会议就结束了，这就是一次“飞阅会”的完整过程。

“飞阅会”的会议模式和传统的PPT会议模式有什么区别呢？

首先，它非常聚焦，没有什么可发散的内容，大家不会跑题，整个讨论都围绕问题来进行。

其次，会议的全过程都会用文档记录下来，没有参会的人也可以通过文档了解会议过程。

“飞阅会”这个模式是字节跳动迭代了很久才形成的，实施起来挺难，但是效果非常好。

当字节跳动适应了这个模式之后，就受不了以往讲PPT的模式了。

04

用OKR来实现目标管理

在远程办公中，每个成员的工作过程是不可知的，因此目标管理就变得尤为重要。

字节跳动很早就使用了OKR进行目标管理。

OKR是一个注重结果与关键目标的工作方式，在对齐大方向的基础上，自己去思考实现的路径，设定目标和关键任务。

因为是每个人设定自己的目标，在执行过程中员工会更加积极主动，并能更好地发挥自己的创造力。

这次疫情大家在家办公时，字节跳动还运用OKR针对性地设立一个目标，就像打一场仗一样，设立项目、发起战役、明确目标、一起冲锋。

这个过程中每个人都不必要求每天应该干什么，但是可以激励所有成员都像打仗一样完成目标，这对短期在家办公很有帮助。

简要总结一下，要想实现远程高效率办公和协作需要三点：一个好的在线沟通和协作工具，一套高效的开会方法，OKR的目标管理方法。

这就是字节跳动提高在线沟通和写作效率的经验。

本案例摘自机械工业出版社出版的《一本书读懂数字化转型》，这本书一共有18个企业案例，这篇文章是其中之一。